Pernah ada pekerjaan yang sebenarnya sederhana, tetapi tidak kunjung selesai karena semua orang mengira orang lain yang akan mengerjakannya?
Misalnya, dokumen perlu dikirim ke vendor. Tidak ada yang secara khusus ditunjuk untuk mengurusnya. Tim A mengira itu bagian dari administrasi, tim administrasi mengira tim operasional yang menangani, sementara tim operasional sedang sibuk dengan pekerjaan lain.
Akhirnya, pekerjaan tersebut dikerjakan oleh siapa saja yang sedang available.
Sekilas, masalah seperti ini terlihat kecil. Namun jika terjadi berulang, pola yang sama bisa membuat pekerjaan operasional menjadi tidak efisien. Waktu karyawan tersita untuk tugas yang seharusnya bisa ditangani secara rutin, pekerjaan utama ikut tertunda, dan tidak ada pihak yang benar-benar bertanggung jawab ketika terjadi kesalahan.
Di sinilah pentingnya memiliki PIC (Person in Charge) dan pembagian tanggung jawab yang jelas, termasuk untuk pekerjaan administratif dan operasional sehari-hari.
Dalam operasional kantor, tidak semua pekerjaan memiliki satu departemen yang secara jelas menaunginya.
Ada pekerjaan yang berada di antara beberapa fungsi: mengelola dokumen, melakukan follow-up vendor, mencatat kebutuhan kantor, membantu koordinasi jadwal, menyiapkan laporan sederhana, hingga memastikan kebutuhan operasional tersedia.
Karena pekerjaan tersebut dianggap bukan tugas utama satu tim tertentu, muncul asumsi bahwa siapa pun yang sedang memiliki waktu bisa mengerjakannya.
Masalahnya bukan sekadar siapa yang mengerjakan.
Yang lebih penting adalah siapa yang bertanggung jawab memastikan pekerjaan tersebut selesai.
Pekerjaan yang bisa dikerjakan oleh banyak orang belum tentu berarti tidak membutuhkan owner. Justru ketika sebuah tugas melibatkan banyak pihak, dibutuhkan satu orang atau satu fungsi yang menjadi titik koordinasi agar prosesnya tidak berhenti di tengah jalan.
Ketidakjelasan PIC biasanya tidak langsung terlihat sebagai masalah besar. Dampaknya muncul sedikit demi sedikit dalam aktivitas harian.
Office Staff bukan sekadar orang yang “membantu pekerjaan kantor”.
Dalam struktur operasional yang sehat, Office Staff dapat berfungsi sebagai support yang memastikan berbagai kebutuhan administratif dan operasional berjalan sesuai scope yang telah ditentukan.
Scope tersebut tentu dapat berbeda antara satu perusahaan dengan perusahaan lainnya. Namun secara umum, Office Staff dapat menangani pekerjaan seperti:
Yang membedakan bukan hanya jenis pekerjaannya, tetapi kejelasan responsibility di balik setiap pekerjaan tersebut.
Office Staff tidak harus mengerjakan semua hal. Justru scope yang jelas membantu menentukan pekerjaan mana yang menjadi tanggung jawabnya, mana yang perlu dikoordinasikan dengan departemen lain, dan mana yang berada di luar kewenangannya.
Ini bagian yang sering keliru dipahami.
Ketika perusahaan membutuhkan seseorang untuk menangani pekerjaan operasional, solusinya bukan menjadikan Office Staff sebagai “orang yang mengurus semua hal yang belum ada pemiliknya”.
Jika semua pekerjaan yang tidak memiliki PIC otomatis dilempar kepada Office Staff, masalah yang sama sebenarnya hanya berpindah tempat.
Karena itu, pembagian responsibility tetap perlu dibuat dengan jelas. Salah satu cara sederhananya adalah membedakan tiga hal:
Dengan pembagian seperti ini, satu pekerjaan tidak lagi bergantung pada asumsi seperti “biasanya dia yang urus”.
Ada satu manfaat lain dari pembagian scope yang sering tidak disadari.
Ketika pekerjaan operasional memiliki PIC yang jelas, pekerjaan yang sebelumnya tidak terlihat menjadi lebih mudah dipantau.
Misalnya, kebutuhan alat tulis kantor tidak hanya dianggap sebagai pekerjaan kecil yang akan diurus ketika stok habis. Ada pihak yang memonitor stok, mencatat kebutuhan, mengajukan pembelian, dan melakukan follow-up sampai barang diterima.
Begitu juga dengan dokumen atau kebutuhan vendor. Ada pihak yang mengetahui statusnya, bukan sekadar orang yang kebetulan sedang mengerjakannya.
Dengan begitu, perusahaan dapat melihat:
Data sederhana dari aktivitas sehari-hari tersebut dapat menjadi dasar untuk mengevaluasi proses kerja, bukan hanya menilai apakah pekerjaan “sudah selesai atau belum”.
Tidak ada satu ukuran yang berlaku untuk semua perusahaan. Namun ada beberapa tanda yang dapat menjadi bahan evaluasi.
Jika pekerjaan administratif sering dikerjakan secara bergantian oleh banyak orang, kebutuhan operasional sering terlambat ditangani, karyawan dari departemen lain terlalu sering mengambil pekerjaan administratif, atau banyak tugas berhenti karena tidak jelas siapa yang harus melakukan follow-up, bisa jadi persoalannya bukan pada kemampuan karyawan.
Bisa jadi yang perlu diperbaiki adalah struktur pembagian pekerjaannya.
Office Staff dapat menjadi salah satu fungsi yang membantu mengisi kebutuhan tersebut, selama scope, wewenang, dan target pekerjaannya ditentukan sejak awal.
Pada akhirnya, masalah pekerjaan tanpa owner bukan selalu tentang kurangnya orang.
Sering kali masalahnya justru muncul karena pekerjaan tersebut tidak memiliki pemilik yang jelas.
Ketika sebuah pekerjaan selalu diberikan kepada orang yang sedang available, perusahaan memang mendapatkan solusi untuk hari itu. Namun jika pola tersebut terus berlangsung, pekerjaan menjadi bergantung pada individu, bukan pada sistem.
Memiliki Office Staff dengan scope dan responsibility yang jelas dapat membantu perusahaan membangun pembagian kerja yang lebih terstruktur. Bukan untuk mengambil alih semua pekerjaan, tetapi untuk memastikan fungsi administratif dan operasional memiliki ruang kerja, PIC, dan alur koordinasi yang jelas.
Karena pekerjaan yang jelas siapa owner-nya akan lebih mudah dikerjakan, dipantau, dan dievaluasi.
Butuh support untuk kebutuhan operasional dan administratif perusahaan? Hubungi Synergy Cakra Buana untuk mendiskusikan kebutuhan dan scope pekerjaan yang sesuai dengan operasional bisnis Anda.
